E-Mail Archivierung nach GoBD

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Die Frist ist abgelaufen: Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.

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Gravierende Folgen für Unternehmen

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wann wird der Verstoß meist entdeckt?

Unternehmen müssen meistens aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt.

Wichtig:

Das kann auch Jahre später passieren! Bei produzierenden Unternehmen kann auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert haben.

Wie muss die Archivierung durchgeführt werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Achten Sie darauf:

Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Lösung

Wir sichern Ihre Daten rechtssicher. Als zertifizierter Partner von Securepoint bieten wir Ihnen mit dieser Lösung  eine rechtssichere Archivierung mittels Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln. Dies führt zu einer „GoBD“ und „BSI TR 03125“ konformen Archivierung nach höchsten Standards. Bitte prüfen Sie, ob Ihre bestehende Archivlösung beide Bereiche abdeckt.

Bitte lassen Sie sich hierzu beraten, damit Sie keine rechtlichen Konsequenzen zu befürchten haben!

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